Enligt av fångvårdsstyrelsen den 3 juni 1938 utfärdade bestämmelser skall för den som dömts till straffarbete, fängelse, ungdomsfängelse, förvaring eller internering senast fem dagar efter ankomsten till fångvårdsanstalten intagningskort utskrivas och översändas till centrala fångregistret. På detta kort lämnas uppgifter om brott, strafftid, föregående bestraffningar, födelsetid, födelse- och kyrkobokföringsort, civilstånd, försörjningsplikt, yrke (vederbörandes arbetsanställningar och ev. sysselsättning inom olika yrken angives), graden av yrkeskunskap, skolunderbyggnad, sysselsättning under ev. tidigare anstaltsvistelser. Vidare nämnas fångens önskemål angående sysselsättning i fångvårdsanstalten, huruvida han önskar erhålla skolundervisning m. m. Anstaltens styresman anger slutligen, om särskilda omständigheter ur individualbehandlingssynpunkt föreligga (inbegripet familjehänsyn), och framlägger förslag till individualbehandling i det särskilda fallet. Med ledning av detta och annat material, som kan stå till förfogande, beslutar fångvårdsstyrelsen till vilken anstalt och vilken sysselsättning fången skall hänvisas.
När fånge avgår efter utståndet straff, villkorlig frigivning etc. utskrives för honom ett avgångskort, innehållande uppgifter om fångens uppförande, arbetsvillighet och arbetsresultat, intellektuella intressen, psykiska och fysiska kondition, den arbetsanställning som han återgår till eller som eljest kunnat beredas honom genom fängelseförvaltningens, skyddsföreningarnas eller närståendes hjälp och slutligen vederbörande styresmans värdering av den kriminalpolitiska behandlingens resultat och den frigivnes utsikter för framtiden. För straff- och fängelsefångar med en strafftid av sex månader eller därutöver samt förvarade, internerade och till ungdomsfängelse dömda skall dessutom utskrivas ett journalkort, grundat på uppgifterna i den journal, som skall föras på fångvårdsanstalten för fångar av nämnda kategorier. I denna journal skall systematiskt antecknas de upplysningar som under anstaltstiden vinnas angående fångens föräldrar och övrig släkt, hans barndom och uppväxtmiljö, de förhållanden som kunna anses ha föranlett kriminaliteten, omständigheterna vid brottet m. m.
Registersystemet har utformats så, att såväl namnupplysningar som statistiska översikter av rätt invecklad art skola kunna lämnas med stor snabbhet. En fråga, huruvida viss person förekommer i registret, kommer icke blott att kunna så gott som ögonblickligen besvaras utan vid bejakande kan samtidigt även besked givas angående vederbörandes födelsetid, födelseort, kyrkobokföringsort, civilstånd, barnantal, brott, straff, domstol som dömt, avgångssättet (villkorlig frigivning, benådning etc.), intagnings- och avgångsår samt den anstalt han finnes på eller avgått från. Alla dessa uppgifter pressas medelst ett även för den oinvigde ganska lättfattligt teckensystem in på en registerremsa av 6 mm:s höjd och 203 mm:s bredd. På denna sida av SvJT skulle, med några mm:s förlängning av sidokanten, rymmas 40 sådana remsor och lika många brottslingsöden. Behöver man ytterligare upplysningar går man till kortakterna, vilka för de intagna förvaras i ett aktualregister och för de avgångna i ett huvudregister. I båda dessa register äro kortkanterna fria för ögat och försedda med tecken i färggrupper. Röd färg exempelvis anger födelseort, Fhus betyder Jönköpings län Huskvarna. Om man år 1945 vill ha reda på vilka personer som under de sistförflutna