Informationshanteringen i rättskedjan

Av rådmannen AGNETA KORNSTRAND 1

Varje myndighet i rättskedjan utgör en del av en större helhet. Detta faktum gör sig ständigt påmint i det arbete som nu pågår för att rationalisera informationshanteringen i rättskedjan. Målsättningen är att myndigheternas
IT-stöd ska kunna kommunicera med varandra på ett standardiserat sätt.

Lika viktigt är att skapa förutsättningar för statsmakterna att kunna
mäta, följa upp och utvärdera arbetet i brottmålsprocessen och att få tillgång till sådan information kring brottsligheten som efterfrågas idag.


Inledning

Informationshanteringen en viktig strategisk fråga

Rättsväsendet förutsätts vara effektivt och rättssäkert samtidigt som ar
betsbelastningen ökar allt mer. Medborgarna förväntar sig ett rättsväsende som använder sig av moderna arbetsmetoder och som erbjuder service och tillgänglighet med hjälp av moderna verktyg. En förutsättning för att rättsväsendet ska kunna leva upp till dessa krav är att verksamheten bedrivs med stöd av en rationell och modern informationshantering. Tillgången till rätt information i rätt tid är en kritisk och viktig strategisk fråga för rättsväsendet. Ett effektivt utnyttjande av den informationsteknologi som finns idag är därför avgörande.
    Regeringen har i sin Handlingsplan för eFörvaltning — Nya grunder
för IT-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning (2008) satt upp mål för statsförvaltningen i dess helhet som syftar till att effektivisera den myndighetsövergripande informationshanteringen sektorsvis bl.a. för att kunna förenkla kontakten med medborgarna.
    I rättsväsendet pågår ett samarbete inom ramen för Rättsväsendets
informationsförsörjning (RIF) för att samordna och effektivisera informationshanteringen i rättskedjan. Arbetet är inriktat på att skapa möjlighet för myndigheternas IT-stöd att kunna kommunicera med varandra på ett standardiserat sätt helt i linje med målen i ovan nämnda Handlingsplan för eFörvaltning. Jag kommer i denna artikel att beskriva innebörden och nyttan av det pågående arbetet.

RIF-Rättsväsendets Informationsförsörjning
Regeringen beslutade redan 1996 att ge rättsväsendet i uppdrag att
samordna sin informationshantering enligt en av myndigheterna framtagen strategi. I samordningen — som fick namnet Rättsväsen-

1 Agneta Kornstrand var sekreterare i Rådet för rättsväsendets informationsförsörjning (RIF-rådet) och kanslichef i RIF-sekretariatet under åren 2005–2008.

SvJT 2009 Informationshanteringen i rättskedjan 557 dets informationsförsörjning (RIF) — ingår idag 11 myndigheter; Rikspolisstyrelsen, Åklagarmyndigheten, Domstolsverket, Kriminalvården, Tullverket, Skatteverket, Brottsförebyggande rådet, Brottsoffermyndigheten, Rättsmedicinalverket, Ekobrottsmyndigheten och Kustbevakningen. Det nuvarande arbetet är begränsat till att skapa en samordnad hantering av information i brottmålsprocessen, men avsikten är att samordningen ska utökas successivt till att omfatta även andra verksamhetsområden av gemensamt intresse.
    Följande vision för samordningen ställdes upp i den ursprungliga
strategin; allt under förutsättning att den personliga integriteten värnas:

• att en uppgift normalt endast skall registreras en gång och kvalitetskontrolleras vid källan. • att varje behörig myndighet skall ha tillgång till den information som behövs vid vilken tidpunkt som helst och i önskad form.

Med denna vision som grund har myndigheterna gemensamt formulerat mer konkreta mål för arbetet som myndigheterna arbetar mot idag och som jag kommer att redogöra för nedan.

En effektivare och mer rättssäker brottmålsprocess
RIF-samordningens arbete är idag inriktat på den s.k. brottmålspro
cessen och med den avses hanteringen från det att en brottsanmälan tas upp till dess att en dom verkställts. För den enskilde är det lika viktigt att hanteringen i hela processen är så smidig som möjligt som att varje myndighet har en effektiv och säker hantering. Syftet med arbetet är att skapa en effektivare och mer rättssäker ärendehantering i brottmålsprocessen genom att digitalisera informationsutbytet mellan de myndigheter som ingår i processen men även genom att skapa en mer rationell hantering internt på myndigheterna.
    En viktig målsättning för arbetet är också att ge medborgarna en
möjlighet att kommunicera digitalt med myndigheterna. Den enskilde ska kunna följa sitt ärende och hämta information om det. Den enskilde — liksom för den delen också professionella brukare — ska också kunna ge in inlagor digitalt. På samma sätt ska myndigheterna kunna kontakta enskilda digitalt. Denna målsättning är en förlängning av det grundarbete som nu görs för att integrera myndigheternas datorsystem och kommer att infrias först i ett nästa steg av arbetet.

Dagens IT-stöd
Brist på helhetssyn i utvecklingsarbetet

De flesta myndigheter i brottmålsprocessen har under det senaste
decenniet utvecklat IT-stöd som används idag i ärendehanteringen. Domstolarna använder idag verksamhetsstödet Vera, åklagarna använder Cåbra och Polisen använder en rad stöd varav de mest centrala är Rar och DurTvå. Med få undantag finns idag inget elektroniskt in-

558 Agneta Kornstrand SvJT 2009 formationsutbyte mellan dessa IT-stöd vare sig mellan de olika myndigheternas stöd eller mellan Polisens olika interna IT-stöd. 2 Arbetet med att utveckla IT-stöd har skett myndighetsinternt och utan helhetssyn. Tillräckliga hänsyn har inte tagits till det behov som varje myndighet har av att kommunicera digitalt med övriga myndigheter i kedjan. De enskilda IT-stöden är därför inte anpassade för att enkelt kunna integreras med varandra. Förhållandet är i vissa fall detsamma internt inom en myndighet. Detta gäller framförallt Polisen där särskilda IT-stöd har utvecklats för olika specifika ändamål utan hänsyn till helheten inom den egna myndigheten. Inte heller det faktum att vissa myndigheter utför samma arbetsuppgifter och således har behov av samma typ av ärendehanteringssystem har beaktats, utan enskilda lösningar har utvecklats på de olika myndigheterna.
    Det kan konstateras att även om de tekniska lösningarna för elek
troniskt informationsutbyte finns att tillgå så är rättsväsendets olika IT-stöd inte utvecklade enligt sådana gemensamma standarder och enligt en sådan enhetlig begreppsvärld som krävs för att de ska kunna kommunicera.
    Bristen på helhetssyn är även betecknande för dagens registerlag
stiftning. Lagstiftningen har framtagits med inriktning på den enskilda myndighetens verksamhet och på specifika informationsbehov och inte på brottmålsprocessen i dess helhet. Sammanfattningsvis kan sägas att det idag finns såväl organisatoriska, tekniska som rättsliga hinder för en rationell informationshantering.

Vilket stöd får användarna idag?
Att rättsväsendets olika IT-stöd inte är integrerade medför bland an
nat att ärendehanteringen trots datoriseringen fortfarande är i stort sett helt pappersbaserad myndigheterna emellan. IT-stöden används i stor utsträckning för ordbehandling för att framställa handlingar som sedan skickas per post, förvaras i akter och arkiveras. Detta får också till följd att verksamheten belastas med ett omfattande registreringsarbete avseende uppgifter som återkommer i hanteringen såsom uppgifter om den tilltalade och andra aktörer samt uppgifter kring det misstänkta brottet. Sådana uppgifter registreras i princip lika många gånger som det finns IT-stöd i rättskedjan, vilket i sin tur leder till kvalitetsbrister i informationen.

2 Mellan polis och åklagare utbyts viss information strukturerat avseende grundläggande information i en brottsanmälan. Nyligen har det även skapats möjlighet för åklagarna att via sitt eget ärendehanteringssystem få åtkomst till polisens förundersökning för att kunna läsa den allteftersom den upprättas. Även tingsrätterna har en elektronisk överföring av brottmålsavgöranden till Rikspolisstyrelsen som i sin tur vidarebefordrar dessa till de system och myndigheter som behöver informationen digitalt. Av allt utbyte som krävs i ärendehanteringen utgör detta endast en begränsad del. På samma sätt hämtar och lämnar flertalet myndigheter på elektronisk väg information till/från t.ex. misstanke- och belastningsregistren och till Brottsförebyggande rådet.

SvJT 2009 Informationshanteringen i rättskedjan 559 Den bristfälliga informationshantering får läkas med fler resurser i form av personal som kan leta i akter och ringa och söka information som saknas i akten. Personal som kan kopiera domar, stoppa dem i kuvert och skicka iväg dem. Personal som kan registrera in uppgifter i IT-stöd som redan inregistrerats i flera IT-stöd tidigare i kedjan och inom myndigheten. Dessa arbetsuppgifter skulle kunna elimineras genom en mer rationell informationshantering varvid personalen kan koncentrera sig på mer kvalificerade uppgifter.
    Det faktum att samma information hanteras såväl på papper som
digitalt och inte endast i ett system utan ofta i flera gör att många användare upplever att datoriseringen inneburit merarbete i stället för det stöd som var avsett. Genom att integrera systemen med varandra kan detta merarbete elimineras och det är en av flera nyttor med RIFsamordningens arbete.

Inriktningen på arbetet
En förutsättning för att rättsväsendets IT-stöd ska kunna kommunice
ra och därmed integreras är att informationen kan hanteras och utbytas strukturerat. Med strukturerad information avses att informationen delas upp i mindre beståndsdelar — på begreppsnivå — enligt en överenskommen struktur som gör att informationen kan tas emot automatiskt i det mottagande systemet utan manuella åtgärder för att sedan bearbetas vidare digitalt. Man kan också beskriva det som att man måste ensa begreppsvärldarna i respektive IT—stöd så att de ”pratar samma språk” för att de ska kunna kommunicera.
    Det pågående arbetet i RIF-samordningen är inriktat på att skapa
ett digitalt och helt eller delvis strukturerat informationsutbyte avseende det mest grundläggande informationsutbytet i brottmålsprocessen och avser följande centrala områden:

• Dagens oerhört omfattande pappershantering mellan myndigheterna när det gäller brottsanmälan, förundersökning, stämningsansökan, häktningsframställan, domar och slutliga beslut ska digitaliseras. • Även andra för brottmålsprocessen viktiga beslut avseende inledande, överlämnande och avslutande av brott och brottmisstankar ska digitaliseras och göras åtkomliga för de myndigheter som berörs av besluten. Det avser exempelvis beslut om att väcka eller lägga ned åtal, beslut att lägga ned förundersökning men även godkända ordningsbot och strafförelägganden. • Beslut avseende personella tvångsmedel samt beslut avseende beslag ska hanteras digitalt och strukturerat i syfte att varje behörig användare ska ha digital åtkomst till sådan information i ett ärende närhelst behov därför uppkommer. • Dagens brottskoder ska ersättas med en avsevärt förbättrade möjligheter att samla in information kring brott för bl.a. statistiska ändamål.

560 Agneta Kornstrand SvJT 2009 Det nuvarande arbetet går huvudsakligen ut på att ta fram de standarder som krävs avseende begrepp, rutiner och regler kring hur informationen ska kunna hanteras m.m. Därefter återstår ett omfattande arbete på de enskilda myndigheterna med att anpassa befintliga IT-stöd till dessa standarder.
    En mycket central fråga i arbetet är att skapa förutsättningar för att
kunna följa hanteringen av ett enskilt brott genom hela rättskedjan. Myndigheterna har därför enats om en lösning för att kunna ge det enskilda brottet en för myndigheterna gemensam identitet som kommer att vara av avgörande betydelse för det önskade informationsutbytet.

Nyttan för den operativa verksamheten
Återanvändning av information

Genom att skapa ett digitaliserat och strukturerat informationsutbyte
av samtliga för brottmålsprocessen centrala dokument som brottsanmälan, stämningsansökningar, häktningsframställningar, beslut och domar kan myndigheterna återvinna information av varandra och på så sätt skapa ett informationsflöde i brottmålsprocessen. På detta sätt kan t.ex. uppgifter om aktörer och brott som registrerats hos Polisen återvinnas genom hela rättskedjan och därmed direkt ligga till grund för övriga myndigheters hantering. En annan sak är att informationen kan behöva förädlas och uppdateras på olika sätt i hanteringen.
    Nyttan med ett dylikt informationsflöde är att den resurskrävande
pappershanteringen elimineras. Detta leder till kortare handläggningstider och lägre kostnader för expediering. Det leder också till ökad effektivitet genom att det manuella registreringsarbetet elimineras på myndigheterna i möjligaste mån och genom att informationen blir mer lättillgänglig. En sådan hantering av informationen tillgodoser också en annan mycket viktig målsättning; att kvaliteten på informationen förbättras. Strukturerad informationshantering kräver fasta värden som användaren kan välja mellan men inte påverka. Därmed elimineras felskrivningar som beror på den mänskliga faktorn. IT-stöden ger därmed ett avsevärt kraftfullare stöd för användaren även ur den aspekten än vad som är fallet idag.
    Ett belysande exempel på nyttan av att kunna återvinna informa
tion är den tid det tar idag för Polisen att registrera anmälan avseende en lättare trafikolycka mellan två personbilar, innefattande misstankar om drog och alkoholrattfylleri samt knivinnehav. Polisen beräknar att det tar ca 4 timmar för två poliser att registrera delvis samma uppgifter kring den misstänkte och de misstänkta brotten i två olika IT-stöd (RAR och DurTvå) och därutöver i ca 17 olika blanketter och formulär. Denna arbetsinsats kan uppskattningsvis halveras (om inte mer) den dag samma uppgifter endast behöver registreras en gång och sedan återanvänds för olika erforderliga ändamål. Med hänsyn till att det görs ca 800.000 anmälningar per år skulle möjligheten att

SvJT 2009 Informationshanteringen i rättskedjan 561 återanvända information få stor effekt på resursanvändningen inom Polisen.

Ökad kvalitet i registerinformationen
Informationen i de för brottmålshanteringen centrala registren miss
tankeregistret och belastningsregistret är beroende av den information som myndigheterna tillför registren. Brister i myndigheternas hantering skapar brister i registren. Idag saknas enhetliga rutiner kring hur viss information som är central för brottmålshanteringen såsom information kring brottsmisstankar och personuppgifter ska hanteras. En av de allvarligare konsekvenserna av detta är att misstankar som borde ha gallrats ur misstankeregistret i vissa fall ligger kvar. Omfattningen av detta problem varierar men felprocenten har vid kontroller kunnat uppmätas till 30 procent under en viss period. Ur integritetssynpunkt är detta naturligtvis mycket allvarligt.
    En viktig fråga som myndigheterna tampas med i RIF-arbetet är just
att komma överens om enhetliga begrepp och rutiner för hanteringen av brottsmisstankar och personuppgifter. Detta är en förutsättning för en integration mellan myndigheternas IT-stöd men det är också en förutsättning för att råda bot på flera av de brister som idag finns i nämnda register. Genom en enhetlig och mer kontrollerad hantering ökar tillförlitligheten hos informationen i dessa register.
    En närliggande fråga rör myndigheternas skyldighet och möjlighet
att gallra uppgifter ur sina IT-stöd. Myndigheter såsom Polisen är för att kunna gallra information kring ett visst ärende i vissa fall beroende av uppgifter från myndigheter längre fram i kedjan om att ärendet är avslutat. Idag har myndigheterna svårigheter med att kunna matcha varandras ärendebeteckningar som ju skiljer sig åt varför denna information inte är tillgänglig. Detta får till följd att information som skulle ha gallrats inte gallras. Även detta problem kommer att kunna lösas med den gemensamma identitet på brottet som nu tas fram inom RIF som kommer att koppla ihop de olika ärendebeteckningarna i rättskedjan och därmed skapa en möjlighet till säkrare informationshantering.

Ökad åtkomst till kritisk information
En ur rättssäkerhetssynpunkt mycket kritisk fråga är myndigheternas
tillgång till information om personella tvångsmedel i ett enskilt ärende. För såväl åklagare, domstol som kriminalvård är det avgörande att snabbt få rätt information om när en person greps, anhölls eller häktades för att kunna fatta korrekta beslut i ärendet. Utbytet av information kring tvångsmedel sker idag manuellt genom att uppgifter skickas med brev per post, faxas eller genom att telefonkontakt tas. Saknas uppgifter i akten är användaren hänvisad till att ringa för att erhålla rätt uppgifter.

562 Agneta Kornstrand SvJT 2009 Inte minst Kriminalvårdens hantering av häktade kräver dock omedelbar tillgång till rätt information. Mot den bakgrunden är det idag otillfredsställande att mycket tid får läggas ned på att ringa runt och söka information för att t.ex. få klarhet i vilka restriktioner som gäller för en person innan eventuellt beslut kan fattas om att efterkomma personens önskemål. Ur rättssäkerhetssynpunkt är tillgång till rätt information i rätt tid avgörande i dessa fall.
    Ytterligare ett exempel på hur den rådande manuella informa
tionshanteringen kan utgöra ett hot mot rättssäkerheten är hanteringen kring avräkning för frihetsberövanden vid verkställighet av fängelsestraff. Idag fattar kriminalvården beslut om avräkning baserat på det avräkningsunderlag som domstolarna bifogar till pappersdomen. Det händer att informationen i avräkningsunderlaget är felaktig eller att bilagan saknas, vilket kan få oacceptabla konsekvenser för såväl den dömde som den handläggare som fattar det felaktiga beslutet.
    En målsättning i det pågående RIF-arbetet är att digitalisera
tvångsmedelshanteringen i syfte att varje enskild handläggare ska ha omedelbar tillgång i realtid till korrekt information om tvångsmedelsbeslut i ett ärende närhelst han/hon har behov av sådan information för att kunna lösa sin uppgift. Detta innebär att myndigheterna kommer att ges digital tillgång till varandras beslut om tvångsmedel i samma ärende. Detta är således fråga om information som myndigheterna har tillgång till i dag men inte alltid lika snabbt och säkert som de skulle kunna få genom en digitaliserad hantering.

Elektroniska original
Nyttan med det digitala informationsutbytet kan hämtas hem först när
den digitala hanteringen ersatt pappershanteringen myndigheterna emellan. Detta förutsätter införandet av elektroniska original. Först då får man stora effektivitetsvinster — bl.a. genom minskad pappershantering — och först då uppkommer förväntade kvalitetsförbättringar. Så länge originalet är på papper säkerställs inte kvaliteten i den digitala informationen i tillräcklig utsträckning. En absolut förutsättning för en rationell informationshantering är att den information som presenteras digitalt är tillförlitlig. Utgångspunkten måste därför vara att den digitala informationen ska äga vitsord. En annan sak är att informationen naturligtvis ska kunna presenteras på papper för parter och andra berörda vid behov.
    Elektroniska original förutsätter också införandet av elektroniska
signaturer och elektronisk arkivering.

Ökade möjligheter till uppföljning och utvärdering
Möjligheter till återkoppling

Rättsväsendet förutsätts bedriva en kunskapsbaserad verksamhet. Det
ta innefattar bland annat att den enskilde handläggaren bör få återkoppling på sitt arbete för att kunna dra lärdom av tidigare framgång-

SvJT 2009 Informationshanteringen i rättskedjan 563 ar eller brister i arbetet. Möjligheterna till återkoppling är idag beroende av insatser från medarbetare såsom när en åklagare kontaktar enskilda poliser och muntligen eller genom att översända en kopia av en dom ger feedback på utredningsarbetet. Detta sker i viss utsträckning men i princip får Polisen idag ingen regelbunden återkoppling på sitt arbete.
    En målsättning med det nuvarande arbetet är att återkoppling ska
kunna ges i det enskilda ärendet automatiskt genom att handläggare får digital åtkomst till resultatet av hans/hennes ansträngningar i form av en dom eller annat slutligt avgörande i ärendet.

Kunskap om brottmålshanteringen
Myndigheterna kan idag endast med svårighet — innefattande omfat
tande manuellt arbete — få fram efterfrågade uppgifter om ärendeflödet i rättskedjan. Det beror på att det inte är möjligt att på ett enkelt sätt följa hanteringen av ett enskilt brott i rättskedjan och exempelvis mäta hur lång tid olika steg i hanteringen tar eller identifiera var flaskhalsarna finns. Brottsförebyggande rådet får ögonblicksbilder genom den information som de olika myndigheterna levererar. Dessa uppgifter kan emellertid inte kopplas i ihop på ett sådant sätt att man kan följa hela flödet. Hanteringen av ett brott från anmälan till åtalsbeslut kan visserligen följas relativt väl men därefter är det stopp. Någon information kring utfallet i överrätterna har Brottsförebyggande rådet över huvud taget inte. Frågor som; ”Hur många anmälningar leder till fällande dom?” kan därför svårligen besvaras. Bristen på fullständiga uppgifter om flödet i rättskedjan påverkar även den enskilda myndighetens möjligheter att göra tillförlitliga prognoser. Det är därför svårt att få svar på frågor som ”Hur påverkar ökningen av anmälda brott resten av rättsväsendet?”. Dåliga prognoser medför bristande möjligheter för myndigheterna att anpassa och förbereda sig inför kommande arbetsbelastning.
    Eftersom hanteringen i brottmålsprocessen inte kan mätas kan inte
heller statsmakterna sätta upp mål för processen i dess helhet, vilket för den enskilde borde vara av större betydelse än att mål sätts upp för varje enskild myndighet som idag. Effekten på hela processen av att tillföra en enskild myndighet mer resurser låter sig svårligen prognostiseras eller i efterhand utvärderas. I det pågående arbetet har en lösning för att kunna följa hanteringen av enskilda brott i brottmålsprocessen tagits fram som bl.a. kommer att göra det möjligt att mäta genomströmningstider och beräkna hur åtgärder i en del av rättskedjan påverkar övriga myndigheter. Förutsättningar för att sätt upp mål för processen i dess helhet, följa upp och utvärdera myndigheternas förmåga att lösa sina uppgifter kommer då också att finnas. Den identitet på det enskilda brottet som kommer att ge denna möjlighet har ännu inte införts i myndigheternas IT-stöd, men den är en grundläggande förutsättning för att

564 Agneta Kornstrand SvJT 2009 tillgodose såväl myndigheternas behov av digitalt informationsutbyte i ärendehanteringen som behovet av utökad kunskap kring brottmålshanteringen.

Kunskap om brottsligheten
Det finns även ett stort behov av att utveckla den officiella kriminalsta
tistiken såväl kvalitets- som innehållsmässigt. Dagens system med brottskoder som Polis och åklagare (men inte domstolarna) hanterar är mycket begränsat och kan inte i erforderlig utsträckning förse rättskedjan och statsmakterna med den information om brottsligheten som efterfrågas och som krävs för att kunna vidta adekvata åtgärder. Idag är således en alltför begränsad informationsmängd digitaliserad och sökbar. Därtill kommer att Polis och åklagare delvis använder sig av olika uppsättningar brottskoder som inte är helt översättningsbara. Sammantaget leder detta till brister i underlaget till den officiella kriminalstatistiken.
    I RIF-samordningen har myndigheterna kommit överens om ett
nytt och utökat sätt att samla in information kring brott som kommer att läka de brister som redogjorts för ovan. Det handlar framför allt om att en avsevärt större mängd information kommer att bli digitaliserad och sökbar och att denna information kommer att hanteras på ett enhetligt sätt av samtliga myndigheter. Möjligheten att kunna följa ett enskilt brott genom rättskedjan kommer vidare att vara avgörande för en förbättrat underlag till kriminalstatistiken.
    Den gemensamma informationsstruktur som nu tas fram i RIF
arbetet kommer således till viss del att användas såväl i informationsutbytet i den operativa verksamheten som vid framtagandet av det underlag som krävs för statistiska ändamål.

Avslutande synpunkter
En samordnad och effektiv informationshantering i rättsväsendet
skapar inte bara en effektivare ärendehantering och ett för medborgarna mer tillgängligt rättsväsende. Det skapar framför allt ordning och reda i sådan information som rättsväsendet bör ha ordning på. Korrekt information vid rätt tillfälle skapar förutsättningar för en rättssäker hantering, men det ger också myndigheterna möjligheter att utföra sina uppgifter mer planerat.
    Det är i dagsläget oklart hur den informationshantering som jag
redogjort för och som myndigheterna nu utvecklar förhåller sig till nuvarande lagstiftning på integritetsområdet. Vilka eventuella lagändringar som kan behövas återstår att utredas. Jag skulle dock vilja framhålla att det handlar om information av ett slag som redan finns på myndigheterna idag och som hanteras där. Vidare är det fråga om information som är knuten till ett visst ärende och som görs tillgänglig i syfte att varje myndighet ska kunna utföra sin uppgift i just det ärendet. Det ska också påpekas att redan idag tillämpar exempelvis

SvJT 2009 Informationshanteringen i rättskedjan 565 domstolarna tekniska begränsningar som tillkommit av integritetsskäl. Det är således möjligt att på teknisk väg begränsa åtkomst till information. Det kan också nämnas att en digitaliserad informationshantering skapar väsentligt bättre möjligheter att bevaka hur informationen används. Med hjälp av loggningsbevakning kan man se vem som tagit del av viss information.
    Struktur och ordning ger kontroll över såväl hanteringen i stort
som informationen i sig. Samtidigt är det naturligtvis så att en strukturerad informationshantering ger stora möjligheter att söka och sammanställa information för olika ändamål. Den möjliga hanteringen måste styras av ett enhetligt och tydligt regelverk som anger ramarna för en ur integritetssynpunkt lämplig och önskvärd hantering.