Klara direktiv med uppdraget i fokus

Något om anvisningarna för utformningen av kommittédirektiv i Regeringskansliet

 

 

Av departementsrådet LOTTA HARDVIK CEDERSTIERNA och språkexperten EVA THORÉN1

Granskningskansliet i Statsrådsberedningen svarar för juridisk och språklig kvalitetskontroll av lagstiftning från alla departement. Kansliet granskar lagrådsremisser, propositioner, kommittédirektiv m.m. med avseende på lagenlighet, följdriktighet, enhetlighet och begriplighet. I granskningen deltar både jurister och språkexperter. I det följande beskriver vi vilka anvisningar som finns för att skriva kommittédirektiv.
    Att skriva kommittédirektiv ställer särskilda krav. Visserligen är texttypen till formen ganska fri men skribenten ska behandla ett många gånger omfattande och komplext innehåll, helst på ett begränsat antal sidor. Innehållet i direktiven skiftar och därför kan också dispositionen se olika ut.
    För att ge stöd i skrivarbetet tog språkexperterna i Regeringskansliet i mars 2007, på uppdrag av den krets av expeditionschefer och rättschefer m.fl. som kallas rättskretsen, fram en lathund för den som skriver kommittédirektiv. Lathunden innehåller skrivråd och en checklista som uppmanar författarna att skriva direktiv med tydlig struktur, kortare bakgrund, klara uppdrag och en sammanfattning som ger överblick.

 

Tydlig struktur, sammanhängande problembeskrivningar och listade uppdrag
Hur ska direktiven se ut? Vilka delar ska ingå? Och i vilken ordning ska de komma? Tidigare såg man i direktiven så gott som alltid dispositionsrubrikerna Sammanfattning av uppdraget, Bakgrund, Behovet av en utredning och sist Uppdraget. Det är samma delar som ingår i dag, men de återfinns på andra ställen i texten. Ambitionen har varit att komma bort från de långa bakgrundsbeskrivningarna och i stället, med hjälp av en mer tematisk disposition, sätta uppdraget i fokus, såväl det övergripande som de mer detaljerade uppdragen till utredaren.

 

1 Denna artikel är ett bidrag i efterhand till diskussionen om kommittédirektivens utformning som fördes vid Häringesymposiet. Författarna arbetar båda vid Granskningskansliet i Statsrådsberedningen. Skriften Lathund för dig som skriver kommittédirektiv (artikelnr Ju2007:001) kan beställas i enstaka exemplar från Granskningskansliet.

Vi rekommenderar en sammanfattning som så kort och klart som möjligt besvarar frågorna Vad ska utredas? Varför? Vad ska göras? Vilka resultat förväntas? Och hur och när ska uppdraget redovisas? Sedan följer helst direkt uppdragsdelen, och den består oftast av ett eller två huvuduppdrag som i sin tur delas in i deluppdrag. Såväl huvuduppdragen som deluppdragen sammanfattas i vägledande innehållsrubriker, t.ex. ”Uppdraget att föreslå hur EU-direktivet ska genomföras” respektive ”Hur ska en revisor förordnas och entledigas?”. Innehållsrubrikerna, som ibland kan vara formulerade som en fråga, hjälper den som skriver att ha de stora linjerna klara för sig. Den som läser kan för sin del bara genom att titta på rubrikerna bilda sig en uppfattning om vad uppdraget går ut på. Under varje deluppdrag formuleras sedan en kort problembeskrivning, som består av delar från det som förr låg i avsnitten Bakgrund och Behovet av en utredning. Fördelen med att väva ihop dessa delar under respektive deluppdrag är att sambanden blir tydliga för såväl den som skriver som den som läser. I anslutning till problembeskrivningen följer sedan en lista med mer preciserade uppdrag till utredaren. Listan utgör en service för både utredaren och andra läsare som samlat får en tydlig bild av vilka instruktioner som ges. Vill man ha med ett kort bakgrundsavsnitt läggs det före uppdragsdelen men med en rubrik som sammanfattar innehållet.

 

Genomtänkta direktiv ger vinster i flera led
Vi är övertygade om att den tid som läggs ned på ett tidigt stadium i skrivprocessen ger vinster i flera led i den framtida arbetsprocessen. Genomarbetade och välformulerade direktiv, skrivna på ett klart och begripligt språk, gör att utredaren kan ägna sig åt sakfrågorna. Struktur, rubriker, formuleringar och ordval kan speglas i ett användbart betänkande och även i andra texter längre fram i processen. Och en genomtänkt sammanfattning kan gå igen i pressmeddelanden, på webbplatser och i artiklar. Tid och möda kan sparas på många håll och kvaliteten säkras i flera led.