Inga effektivitetsvinster med domstolarnas nya datorstöd MÅHS
Inledning
Den 18 maj 1994 förklarade Domstolsverket (DV) det nya datorbaserade målhanteringssystemet MÅHS invigt. MÅHS är i första hand avsett för tingsrätterna och länsrätterna men även hovrätter och kammarrätter skall kunna använda systemet. Systemet har funnits i drift vid Jönköpings tingsrätt och vid länsrätten i Jönköping sedan i början av maj 1994. Redan efter några månaders användning vid tingsrätten har jag blivit övertygad om att systemet inte kommer att medföra några effektivitetsvinster i de allmänna domstolarna. Systemet är onödigt komplicerat och försvårar till och med arbetet i vissa delar.
     När detta skrivs är MÅHS ännu inte utvärderat och systemet är inte heller färdigutvecklat i alla delar. Trots detta har DV fattat beslut om att MÅHS redan budgetåret 1994/95 skall införas vid nästan 40 domstolar med början i september 1994 (se DV informerar nr 3/94). Tingsrätten har begärt att MÅHS först skall utvärderas och modifieras men detta har avvisats av DV. Det finns därför anledning att något beskriva vad domstolarna nu har att se fram emot (i fortsättningen talar jag bara om de allmänna domstolarna och då särskilt tingsrätterna).

 

Domstolens behov av teknikstöd
Alla är nog överens om att domstolarna behöver ett bra teknikstöd som så långt som möjligt effektiviserar arbetet och gör kanslirutinerna så lite personalkrävande som möjligt. Samtidigt måste man komma ihåg att en allmän domstol inte är någon ”löpande band verkstad”. Vad som bland annat är typiskt för en allmän domstol är att alla inkommande handlingar måste föras samman i akter och att beslutsfattaren — domaren — i princip alltid måste ha tillgång till akten när han arbetar med målet. En tingsrätt hanterar vidare inte fler mål än att många arbetsmoment utförs enklare och snabbare manuellt än med datorstöd. Varje domare avgör således i genomsnitt endast ett–två mål per arbetsdag och på domarens rotel finns det i regel inte fler inneliggande mål än ett hundratal. Detta betyder då förstås också att domaren och domarens rotelsekreterare hanterar ganska få mål varje dag. Bevakningar av frister och liknande fungerar bra om man bara har tillgång till en almanacka. Det är dessutom så att målavverkningen helt styrs av domarnas arbetskapacitet och deras vilja att avgöra målen i rimlig tid.
     Ett datorstöd på en tingsrätt eller en hovrätt bör enligt min mening utformas med hänsyn till det nu sagda. Viktigast är då att varje domare har tillgång till en ordbehandlingsutrustning och att han eller hon kan skriva alla sina domar och beslut i ordbehandlaren. Det är därför förvånande att DV inte har försett alla domare med moderna ordbehandlare. Det borde också vara en självklarhet att domaren kan välja mellan ett par olika ordbehandlingsprogram, och det borde också vara en självklarhet att varje domare har en egen bärbar dator om han eller hon vill skriva en dom i hemmet. Det skall då förstås gå att överföra inskrivna texter från den bärbara datorn till domstolens dator och vice versa. För domarens arbete är det däremot inte så viktigt om olika kanslirutiner datoriseras

eftersom domaren som nämnts nästan alltid måste ha tillgång till handlingarna i målet.

 

Målhanteringssystemet MÅHS
MÅHS omfattar flera olika funktioner för domstolarnas målhantering. Alla mål registreras i systemet och parter, ombud, målsägande, vittnen med flera aktörer skrivs in med namn och adress. Förhandlingar och sammanträden skall bokas i systemet. Kallelser till personer som skall inställa sig vid domstolen skrivs ut med hjälp av systemet, och tanken är då att man skall kunna ”återanvända” de tidigare inskrivna namn- och adressupppgifterna. Dagboken — en förteckning över de handlingar som finns i målet och vissa anteckningar om beslut m. m. — förs i datorn och inte som tidigare i akten. I systemet finns vidare funktioner för hanteringen av delgivningar och fristbevakning. Protokoll, domar och andra dokument skall skrivas ut i systemet och expedieringen av domar och beslut görs med stöd av systemet. Knutet till systemet finns slutligen ett sedvanligt ordbehandlingsprogram.
    MÅHS har utvecklats av DV i egen regi men med viss konsulthjälp. Systemet kan nog se bra ut på papperet och i den reklamfilm som DV låtit spela in. DV har emellertid gått i samma fälla som många andra systembyggare och utgått från att så många arbetsmoment som möjligt skall utföras med datorns hjälp. Den rätta utgångspunkten borde i stället ha varit den, att ett arbetsmoment skall datoriseras endast om det utförs snabbare med datorns hjälp än förut.
    Det skulle föra för långt att här i detalj beskriva hur MÅHS kommer att förändra arbetet på domstolen. Jag skall därför bara peka på några få iakttagelser jag gjort under den tid som systemet varit i drift vid Jönköpings tingsrätt. MÅHS är onödigt stort och komplicerat. Den allvarligaste invändningen mot MÅHS är att systemet är alltför komplicerat. Systemet består av ett närmast oräkneligt antal registrerings- och visningsbilder. Användarhandledningen är på över 100 sidor, och den är bara en ”kortversion” av en större referenshandbok. Tingsrättens personal har fått fyra dagars utbildning men de har efter flera veckors användning ännu inte de kunskaper som behövs för att klara alla delar i systemet trots att flera tjänstemän dessutom under månader deltagit i testningen av systemet. Systemet är så omfattande att det måste ifrågasättas om DV kommer att ha tillräckliga resurser för att installera systemet vid alla domstolar och för att sedan underhålla systemet. Dessutom lär många domstolar få svårt att klara systemet som inte alls är användarvänligt. Tidigare har det sagts att det är upp till den enskilde domaren om han vill använda sin terminal eller fortsätta skriva sina domar för hand. Med MÅHS på tingsrätten kommer dock den domare som inte kan lära sig datasystemet att få svårt att klara arbetet lika bra som förut. Domarens arbete försvåras. För domaren innebär MÅHS både att överskådligheten försämras och att vissa arbetsmoment tar längre tid än förut. Det dagboksblad som i dag finns i akterna är enligt min mening oöverträffat. Från dagboksbladet får man direkt och tydlig information om parterna, deras ombud, gällande adresser, handlingar i akten, vikti-

gare beslut, delgivningar och expeditioner. All information är tillgänglig på en sekund. När dagboksbladet nu skall föras i datorn tvingas både domare och kanslipersonal att inför varje handläggningsåtgärd kontrollera informationen om målet både i akten och i datorn. Särskilt för domaren är detta tidsödande och irriterande eftersom han inför praktiskt taget varje handläggningsåtgärd ändå måste ha akten framför sig. Överskådligheten har alltså nu gått förlorad. Den som vill kontrollera de uppgifter som finns på det nuvarande dagboksbladet måste dessutom titta i flera olika skärmbilder. Låt mig ta ett exempel. Vi antar att domaren håller på och skriver en dom i datorns ordbehandlingsprogram när han vill kontrollera en uppgift på dagboksbladet (som alltså finns i datorn). Han måste då logga ut sig från ordbehandlingsprogrammet (5 olika steg), logga in sig i MÅHS (2 steg), skriva målnumret i en bild, vänta tills informationen kommer fram, och slutligen välja en översiktsbild av dagboken. Behöver han sedan kontrollera till exempel en delgivning måste han titta på flera andra bilder. När så domaren fått den önskade informationen vill han fortsätta med domskrivningen. Han måste då vandra hela vägen tillbaka till sin dom (11 steg). Motsvarande gäller även för kanslipersonalens arbete. Om någon till exempel ringer och begär ett besked om ett mål så måste handläggaren ofta i förtid avsluta det pågående arbetet, som kanske avsåg blankettframställning, och gå över i en annan bild. När den uppringande fått sitt besked får handläggaren sedan börja om från början med det tidigare arbetet. Det är just detta som är en av datorns nackdelar, nämligen att man bara kan hålla en bild aktuell i taget. Det finns många andra nackdelar med att ha dagboksbladet i datorn men jag skall inte ta upp utrymme här med att beskriva dem alla. Klart är dock att det vid alla kontroller av delgivningar, dagbokföring, expediering m. m. har varit en ovärderlig hjälp att ha ett dagboksblad i akten som innehåller all aktuell information. Detta har DV nu tagit från oss. Den dagboksbild som finns i datorn och som kan skrivas ut är dessutom ofullständig och svårläst. Det finns inga uppgifter om parts personnummer och adress, inga uppgifter om ombud, inga uppgifter om delgivningar m. m. Kansliets arbete. Intrycket efter några månaders drift är att även kansliarbetet tar längre tid än förut. Anledningen till detta är att personalen nu måste utföra många nya arbetsmoment i datorn samtidigt som de flesta manuella momenten är kvar. Det har alltså tillkommit en mängd nya arbetsuppgifter. Så snart en uppgift om adress, fullmakt, rättshjälp etc. kommer in eller ändras måste en omständlig registrering göras i datorn. Andra nackdelar. Det är inte möjligt att här beskriva alla övriga större och mindre förändringar som enligt vad DV uppgivit måste genomdrivas bara för att domstolen fått tillgång till MÅHS. Alla förändringar är inte av någon större betydelse men många uppfattas som onödiga och irriterande. — Många dokument som skrivs ut är svårlästa och amatörmässigt utformade. De som haft synpunkter på utformningen av kronofogdemyndighetens utslag får nu inse att även tingsrätten får dokument som man nästan skäms över. Protokoll och domar skrivs ut i tabellform varför huvudet ofta blir en och en halv sida långt. Dokumenten är dessutom svåra att ändra i MÅHS, och ändra måste man för att få dokumenten

presentabla. Uppropslistor och dagboksblad är svårlästa. — Systemet skriver inte ut etiketter till våra aktomslag utan vi har tvingats övergå till genomskinliga tresidiga plastomslag som både är dyrare och sämre än de tidigare omslagen av papp. Inte heller skriver systemet ut några rotellappar. Alla använder inte dem men många domare och notarier anser att de behövs för olika bevakningsändamål. DV har nu bestämt att rotellappar är onödiga och i stället lovat domarna att de skall kunna få en överblick över rotelns mål i terminalen. Det har dock visat sig att det enda som systemet kan presentera är en förteckning över de målnummer som hör till en viss rotel. Detta är förstås helt utan värde. — I blankettrutinen kan utskrift ske av olika typer av blanketter. Även här har skett en överarbetning. Om tingsrätten till exempel översänder ett skadeståndsyrkande till två tilltalade i ett brottmål måste vi aktbilagera tre nya papper; ett föreläggande till varje tilltalad och en s. k. sändlista. Eftersom fler papper skrivs ut blir akterna tjockare och mindre överskådliga. — Blankettrutinen medför inte heller de fördelar som man skulle kunna tro. I regel kallas parter, ombud och vittnen bara en gång till tingsrätten och det blir därför bara en gång som de inskrivna uppgifterna återanvänds. — I det så kallade mötesblocket skall alla förhandlingar registreras. Ändå har vi nu både den nya rutinen och den gamla minnesboken. Den nya rutinen kan nämligen inte hantera tresitsar och man kan inte heller anteckna att en viss domare är upptagen eller ledig viss dag. — Delgivningshanteringen är ett kapitel för sig. DV har skrutit med att delgivningsbevisen nu förses med en streckkod som kan läsas av med en särskild penna. Eftersom man alltid måste ta fram akten i målet sparas dock ingen tid genom att först registrera beviset med en penna. Vid avläsningen med pennan kommer det aktuella delgivningskortet upp på en skärmbild och i bilden skall delgivningsdagen registreras. Efter registreringen lämnas delgivningsbevisen ut på de olika rotlarna. På roteln måste då rotelsekreteraren ta fram akten, kontrollera att ”rätt” person undertecknat beviset och slutligen häfta beviset till rätt handling. Jag har svårt att se att denna rutin skulle vara snabbare eller enklare än den tidigare där delgivningsbevisen efter postöppningen delades ut direkt till respektive rotel. Här ser vi igen resultatet av DV:s felaktiga synsätt; en ny datarutin har tillkommit men de gamla rutinerna finns kvar (och måste finnas kvar). — Rutinen för utskrift och expediering av brottmålsdomar har hittills bara testats i några enstaka fall. Det står dock redan klart att rutinen är omständlig. Uppgifter måste kodas vid inskrift och man kan alltså inte skriva domen så som den skall se ut. Att kunna alla bestämmelser i RI-pärmen räcker därför inte längre utan man måste nu också lära sig anvisningarna i MÅHS för inskrift av brottmålsdom. Följande lilla exempel från handledningen beskriver hur man skall fylla i fältet som gäller frihetsberövande. ”Frih.ber1 har som startvärde eventuellt tidigare inregistrerat frihetsberövande. Finns inget sådant är startvärde I. Frih.ber2 avser frihetsberövande som gäller vid domslutet (Jfr RI-handbok s. 19). För att få enbart texten ’se YRKANDEN’ skriver man här ett V. (För att däremot få tillägget’, se även YRKANDEN’ efter någon form av frihetsberövande m. m. måste du under Frih.ber1 först skriva O eller H och därefter i

Frih.ber2 det frihetsberövande som ska stå i domen.) Frih.ber2 går att korrigera via Ändra dom.”

 

Avslutande kommentarer
Varför har då DV utvecklat ett sådant system som MÅHS för de allmänna domstolarna? Efter installationen av Kanslidatorsystemet i slutet av 1980-talet borde det stått klart att tingsrätterna, som inte hanterar så många mål varje dag, behövde ett ganska enkelt datorstöd för målhanteringen. Ett lämpligt datorstöd skulle kunna innehålla dels en rutin för att registrera målen i, dels en enkel blankettrutin, dels en rutin för utskrift av brottmålsdomar och överföring av uppgifter till Rikspolisstyrelsen, dels terminaler med orbehandlingsprogram till varje domare. Beträffande den förstnämnda rutinen skulle det vara tillräckligt att registrera målen i en enda bild som då skulle innehålla uppgift om parternas namn, personnummer och adress, ombudens namn och adress, samt eventuella målsägandens och vittnens namn och adress. På bilden skulle det dessutom finnas ett fält där senast vidtagen åtgärd kunde registreras, till exempel Huvudförhandling 1.3.94. eller Dom 8.3.94. I en enkel blankettrutin kunde sedan kallelser och andra blanketter framställas med användning av de inregistrerade uppgifterna. Domar och protokoll skulle framställas i det vanliga ordbehandlingsprogrammet, men en enkel rutin borde finnas så att vi inte behöver använda de nuvarande blanketterna för brottmålsdomar. Genom tingsrättens terminaler skulle man ha tillgång till kriminalregistret, Rättsdata och SPAR.
    DV har under utvecklingsarbetet biträtts av en referensgrupp men jag undrar om inte deltagarna i gruppen har blivit ”fartblinda”. De hittillsvarande erfarenheterna visar tydligt att MÅHS inte kommer att ge några effektivitetsvinster vid tingsrätterna utan tvärtom försvårar och sinkar vissa delar av arbetet.
     En av de mest anmärkningsvärda sakerna med MÅHS-projektet är ändå att DV inte vill utvärdera systemet innan det förs ut till domstolarna. Jag förstår inte hur en myndighet under flera år kan utveckla ett komplicerat datasystem och sedan installera det på tiotals eller i förlängningen hundratalet ställen utan att först utvärdera systemet och noga ta tillvara erfarenheterna från en försöksdomstol. DV har inte ens tidstestat de nya rutinerna.
     Installationen av MÅHS kommer att medföra en av de största förändringarna som domstolarna ställts inför, och kostnaderna för att förse alla domstolar med systemet torde uppgå till uppemot hundra miljoner kronor. Man tycker därför att ett beslut om att införa systemet inte skulle fattas förrän man är alldeles klar över systemets konsekvenser för domstolarnas arbete och ekonomi. Jönköpings tingsrätt har också upprepade gånger föreslagit DV att skjuta upp de planerade installationerna tills en ordentlig utvärdering skett men detta har som nämnts avvisats av DV. Från DV:s sida hävdas numera att regeringen i regleringsbrevet för 1994/95 har givit DV i uppdrag att införa MÅHS vid tingsrätterna och länsrätterna. Jag har dock svårt att tro att Justitiedepartementet har fått ett ordentligt beslutsunderlag från DV.

Jag slutar denna artikel med att ånyo föreslå att alla planerade installationer av MÅHS skjuts på framtiden och att systemet utvärderas ordentligt i samråd med användarna vid försöksdomstolarna. Möjligen skall utvärderingen inte ledas av DV utan av Justitiedepartementet.
Johan Mannergren